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ACTA DE VECINDAD

es un documento de carácter privado, suscrito entre el constructor de un proyecto y su vecino colindante, donde se registran las particularidades del predio, usualmente acompañado de fotos y/o vídeos, el cual servirá durante el proceso de obra o posterior a esta, como principio para determinar posibles afectaciones que el predio pueda sufrir como consecuencia de las actividades constructivas.

El acta de vecindad no cubre aspectos que por su carácter están reglamentados, como por ejemplo horarios de trabajo, aspectos ambientales, aspectos de trafico, cumplimiento de normalidad estructural del proyecto, pues estos son regulados por la entidad respectiva y son de obligatorio cumplimiento para el constructor. 

Antes de iniciar la labor deberemos alistar la documentación necesaria, esta consiste principalmente en un listado detallado de predios y/o vecinos colindantes (lista de chequeo), cartas explicativas y de invitación a los mismos y los respectivos formatos (Acta propiamente dicha).
En cuanto a la lista, esta debe haberse confeccionada desde la planificación del proyecto, añadiendo casillas de verificación para actas levantadas y un renglón para planificación de las citas.
Las cartas de inicio si requieren cuidado, no deberá sobrepasar una pagina, pero debe contener un párrafo explicativo de la actividad, una invitación a aceptar la visita y una corta descripción de los motivos siendo claros en definir que la negación a suscribir el acta dificultará la atención de reclamos por afectaciones de la obra.
Algo muy importante en la carta de invitación es colocar nombres y números de contacto reales, donde contesten personas enteradas del procedimiento y capaces de concertar citas de manera directa, nada disgusta mas a un vecino que empezar a pasear por dependencias de una empresa que no conoce y a la que esta llamando por invitación directa. De esta manera, la recomendación es que la carta debe ser un documento serio, pensado al detalle, y con logotipo de la firma o del proyecto, con contactos suficientes que incluyan correo electrónico,  teléfono fijo y celular de las personas que van a ejecutar la labor, no sobra identificar correctamente a las personas que acudirán a la cita con su respectivo numero de documento y cargo o profesión.
Existen varios tipos de formatos para actas de vecindad, los mas comunes son los empleados por las entidades publicas como el IDU o las oficinas de obras municipales que lo exigen para sus obras, aunque actualmente los constructores han diseñado otros mas "legales" que incluyen clausulas donde se determinan métodos de reclamación, direcciones y procesos con los registros, en realidad mi opinión es que todos son buenos pues finalmente se trata de registrar el estado estructural del predio susceptible de afectación, así que lo mas importante es dejar un registro detallado en fotos y/o vídeo de la estructura vecina. 
Un punto importante en el formato del acta y que es ocasión de muchas polémicas son las firmas que se deben incluir, debido a nuestra tendencia de creer que entre mas firmas el documento parece mas "legal", en realidad lo justo son tres firmas a saber:
 
  • Firma del vecino, esta firma puede ser la del propietario o arrendatario o de una tercera persona (mayor de edad) que este delegue, se constituye en la prueba de que la visita, el ingreso al predio y los registros tomados fueron autorizados por sus habitantes.
  • Firma del profesional que realizó la visita, este es testigo del estado del predio en el momento de ejecutar las tomas.
  • Por ultimo la firma del representante del proyecto que puede ser de director de obra, residente o de algún cargo responsable dentro de la constructora.

Mas cantidad de firmas en el documento lo convierten en una pesadilla burocrática donde requerirá una persona exclusiva para ir recogiendo firmas por dependencias y lugares sin razón.